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アシスタントを務めている場合や 上司から委任された場合など
代理で予定を設定、調整しなければ ならないことがあります
この動画では 上司が部下に カレンダーへのアクセスを許可し
部下が代理人として 同僚に招待状を送る方法をご紹介します
そのためには 上司が部下に管理させるカレンダーへの 直接アクセスを許可する必要があります
アクセスを許可された部下は 上司に代わって予定の作成や編集 招待状への返信ができるようになります
ただし 上司のカレンダーアカウントの設定変更 連絡先へのアクセス、ToDoリストの使用はできません
代理人にアクセス権を付与するには まず上司が自分のGoogleカレンダーにログインします
次に上司が歯車のアイコンをクリックして メニューから[設定]を選択します
[カレンダー]で部下に委任するカレンダーを選択し [共有]リンクをクリックします
部下のメールアドレスを入力し 権限レベルとして [変更および共有の管理権限]を選択して 変更を保存します
部下がログインして自分のカレンダーを開くと [マイカレンダー]リストに上司の名前が表示され
上司の予定がカレンダーに表示されます これは上司の名前をクリックすれば いつでも非表示にできます
部下は上司のカレンダーの色を変更して 自分のカレンダーと区別しやすくできます
また 上司の予定の変更を知るために 通知を設定することもできます
カレンダーのメニューを開き 通知をクリックしてオプションを選択します
離席中も予定の直前の変更やキャンセルがわかるように テキストメッセージで通知を受け取ることにしました
また 上司の予定をスムーズに管理できるように 上司の予定リストを毎朝メールで受け取ります
予定の追加や変更だけでなく 上司のカレンダーの すべての予定にデフォルトの通知を設定することにしました
それぞれの予定の10分前にポップアップ通知と 会議の1時間前にメール通知を追加しました
部下が設定した通知は部下だけに表示されます 上司が通知を受け取るには自分の設定で通知を追加します
上司のカレンダーの設定はこれで終わりです 次は 上司の予定を作成してみましょう
通常どおり予定を作成し 保存する前に 自分のカレンダーではなく上司のカレンダーを選択します
予定の色が変わり その予定が上司のカレンダーの 予定であることがわかります
予定を編集して詳細を追加し ゲストを招待し ビデオハングアウトを設定します
ゲストがログインすると 受信トレイに招待状が届いており その予定がゲストのカレンダーにも表示されています
同僚が招待状を開くと 予定の管理者は上司ですが 部下が代理で招待状を送信していることがわかります
ご不明な点がありましたらラーニングセンター learn.googleapps.comをご覧ください