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どうやって予算を計画すれば いいでしょうか?
予算計画は TEDx イベントを 開催するのに最も重要なタスクの1つです
自分のお金を 出したいわけではないですよね?
ほとんどのイベントで スタッフの一部や 開催会場や
専用の機械 ケータリング 広報活動に対して お金を支払う必要が出てくるでしょう
チケット販売やスポンサーからの資金で 収入を確保できます
時間をかけて 計画を練り
頻繁に予算を更新しつつ 仲間のTEDx オーガナイザーにも見てもらいましょう
まずは費用から見てみましょう
良いスタッフが鍵です あなたとチームで
多くの主なポジションを埋めれば 埋めるほど 良くなります
他のタスクは ボランティアを巻き込みパートナーを説得して 無償で動いてもらえるように努めましょう
また スピーカーに出演料を払ってはいけません これは TEDx のルールです
しかし 旅費 宿泊費 食費は支払う必要があるでしょう
当日のイベントには 良い場所を借りる必要があります
初めての TEDx イベント運営なら 小型から中くらいの広さの会場にしましょう
ホールを満席にする方が 空席ばかりより良いでしょう?
機器のレンタル料 スタッフ費 移動費用も 忘れずに見積もって下さい
離れた場所で開催すると交通費が増えるのを 忘れないでくださいよ
保険を掛けたり 許可を得る 必要はあるでしょうか?
他には イベント終了後の 清掃費用も考えておきましょう
イベントをどんな技術的コンセプトにするのか 必ず決めて書き記します
ライブ表示する プレゼン装置や
プロジェクター スクリーン マイク 音響装置 照明 ラップトップなどが必要になるでしょう
イベントを記録するために 数台のビデオカメラを設置しなければなりません
また 写真撮影の専門家に 撮ってもらうようお願いしましょう
気を付けてください イベント後の 編集制作費用は軽くみられることがあります
ライブ中継したい場合には 高速で安定した インターネット回線を確保してください
開催場所に どんな機器が既に備え付けてあって 使えるのか確認します
他に借りる必要がある 機器は何でしょうか?
TEDx イベントの休憩時間には 食べ物や飲み物を提供すると良いでしょう
ケータリングの費用の計算は
予想しているゲストの数と 一人当たりの費用を掛け算します
ケータリングの質と量は
イベントの開催時間帯と 期間の長さによって決めます
費用を減らすには ビュッフェ形式の食事を 軽いスナックや軽食に替えることもできます
スポンサーがケータリング費を 安くできることがあります
参加者に魅力を感じてもらうには 広報全体を計画的にデザインし作り出す必要があるでしょう
参加者が自ら印刷し持ち込む メールでの招待状
広告宣材 ウェブサイト バッチ プログラムブックレットなど様々です
ステージやスクリーンにも現れる TEDx ブランディングもその1つです
プロのデザイナーに 助けてもらうのが良いでしょう
すごく良い仕上がりになります
制作費用 ポスター費用 また広告を出すなら 広告掲載の費用を計算に入れましょう
主な収入源は チケット販売です
会場の席数ではなく 期待できる参加者の人数と 希望しているチケット代を掛け算します
幅広い層の参加者を引きつけるには チケット代はそれなりに低くなければなりません
忘れないでください スピーカーや
チーム プレス そしてスポンサーに 感謝の形で渡す無償チケットも計算しておきます
もちろん 最終的には 費用と収入の 帳尻が合わなければなりません
最終段階でも費用が多い場合には スポンサーが追加の出資をしてくれるかもしれません
予算を最終決定する前には
仲間のオーガナイザーに相談して アイデアと経験を分かち合うのが良いでしょう
開催するTEDx に適した予算を うまく計算できますように!
[制作 TEDxBerlin]
[プロデューサー/ナレーター Stephan Balzer]
[イラスト Marvin Clifford]
[クリエイティブ・ディレクター Marko Thorhauer]
[音楽 Lars Damm]