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私達は必要なものは家(ホーム)に保管します。
芝刈り機でもコーヒーポットでも、ホームがあります。
もちろん、文書も同様です。
何年もの間、文書はPC上に保管されてきました。 一人一人が文書用のホームをPC上に持っています。
文書を共有したい場合、通常、メールに添付して 友達や同僚のPC上のホームへ送ります。
問題はここです。メールに文書を添付すると、 その文書のコピーが作成されます。
考えてみてください。添付ファイルを3人に送った 場合、同じ文書が4箇所に存在することになります。
これは問題です。
でも今は、面倒な添付ファイルとサヨナラできる、 より優れた方法があります。
この新しい種類のホームはPC上ではなく、 インターネット上に存在します。
それにより文書の共有と共同作業が 格段に簡単になります。
さらに、誰が文書を見て、アクセスできるかを 完全にコントロールすることができます。
基本的なアイデアはこうです。
メールに文書添付する代わりに、ひっくり返して、 文書にメールアドレスを添付すると考えてください。
彼女はサムです。サムはOak Tree Viewという、 地域のニュースレターの編集者です。
彼女はニュースレター上で記事を公開したい ローカル記者と共に働きます。
サムは仕事が大好きですが、記事を管理するために 時間を浪費することにストレスを感じる事があります。
これはよくある問題です。
記者達は毎月、記事の下書きを 添付ファイルにしてサムに送ります。
彼女はそれをレビューし、コメントと共に送り返します。
1つの記事が6バージョンにもなることもあります。 数え切れないほどのメールの送受信も必要です。
サムはしばしば添付ファイルに埋もれているような 気持ちになります。
記者から送られてくるすべてのバージョンを 管理するのが難しくなります。
締め切りが近づくにつれ、フラストレーションは溜まる ばかりです。何とかしなくてはなりません。
サムは新しいものを試してみることにします。 Googleドキュメントです。さあ、どうなるでしょう。
まず始めに、彼女はGoogleドキュメントのページへ アクセスし、無料のGoogle アカウントを作成します。
ログインして、既に書かれている記事の現時点の 下書きを、彼女のPCからアップロードします。
即座にGoogleドキュメントはオフラインで作成された 記事のオンライン版を作成します。.
さあ、あとは記者達を文書上の共同作業に 招待するだけです。方法はこの通り。
"共有"をクリックし、メールアドレスを入力して "共有者を招待"をクリックします。
Googleドキュメントは記者達に、彼女のドキュメントへ のセキュアな直リンクを含んだメールを送ります。
クリック1つで、オンライン上で文書を編集し、 保存できるようになります。
つまり、ジュリーが文書を編集すると、 サムはそれをすぐに確認することができます。
文書は常に1つだけなので、アップデートや バージョンによる混乱は一切発生しません。
過去のバージョンと共にウェブサイト上に すべて保存されます。
初めてすべての記事にホームができます。
インターネット接続のあるどんなPCからでもアクセス 可能な、整理と編集をするための唯一の場所です。
問題解決です。
より素晴らしいことに、文書だけではなく、スプレッド シートやプレゼンテーションの問題も解決します。
これらの3つは、ウェブ上にセキュアなホームを持ち、 サムの文書と同じように機能します。
サムはホッとしました。これで添付ファイルや複数の バージョンなどの面倒な問題に悩まされることなく、
文書の管理人ではなく編集者になることができます。
次のニュースレターのためには、添付ファイル1つ 送られず、サムは締め切り1週間前に出稿します。
Googleドキュメントにより文書の共有はシンプルに、 そして無料で実現可能になりました。
Googleドキュメント最高!